Asesoramiento jurídico especializado sector producción y organización de eventos, sector MICE y Agencias de Viajes
El sector de la organización y producción de eventos, por su propia naturaleza y por las actividades tan heterogéneas que llevan a cabo, aglutina un conjunto de especialidades que le hacen acreedor de un asesoramiento jurídico especializado.
Este sector, está íntimamente ligado al denominado sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), definido como turismo de negocios en el que el viaje está originado por la realización de actividades laborales o profesionales que conllevan la asistencia a reuniones de negocio, congresos, convenciones, viajes de incentivo y otras reuniones similares, así como con el sector de Agencias de Viajes, puesto que muchas de las agencias de eventos de nuestro país cuentan con la habilitación administrativa que les permite tener la condición de agencias de viaje mayoristas, minoristas o mixtas, dependiendo de la comunidad autónoma donde estén establecidas.
Existen diferentes tipologías de eventos dependiendo de la finalidad que persiga la marca con su ejecución y de los servicios accesorios que pueden aglutinarse. Hablamos, por ejemplo, de:
Congresos, Conferencias o Seminarios, donde la finalidad es agrupar a profesionales de un mismo sector de cara a presentar nuevas tendencias del mercado, un nuevo producto o compartir información vinculada a un determinado avance científico o tecnológico. Esta tipología de eventos suele aglutinar servicios de localización y reserva de espacio; decoración y mobiliario; alojamiento hotelero; entrega de documentación técnica, cuadernos y tarjetas de identificación; preparación de salas de negocios con acceso a ordenadores, impresora y conexión a internet; servicio de guardarropa y consigna de equipaje; dirección, gestión y secretaría técnica y administrativa del congreso; servicio de guardarropa y consigna de equipaje; dirección, gestión y secretaría técnica y administrativa del congreso; control y facturación por cuenta del cliente y recaudación de las cuotas de inscripción, de participación o a expositores; servicios de transporte, traslados, alojamiento y organización de una visita guiada; control y facturación por cuenta del cliente y recaudación de las cuotas de inscripción, de participación o a expositores, etc.
Reuniones de trabajo del personal de una empresa o de uno o varios de sus departamentos, que pueden reunir servicios de localización y reserva de espacio; entrega de documentación técnica, cuadernos y tarjetas de identificación; preparación de salas de negocios con acceso a ordenadores, impresora y conexión a internet; servicios de transporte, traslados, alojamiento y organización de una visita guiada; etc.
Eventos motivacionales, donde la marca o empresa persigue un reconocimiento a su personal, sus directivos o su fuerza de ventas por los resultados del ejercicio. En esta tipología pueden prestarse servicios de localización y reserva de espacio; acondicionamiento y decoración del espacio, iluminación, audiovisuales y mobiliario; contratación de servicios de restauración durante el evento; contratación de artistas y maestros de ceremonias; servicios de transporte, traslados y alojamiento, etc.
Eventos de presentación de productos, donde se busca impactar al público objetivo con el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. En esta tipología, además de los servicios de los eventos motivacionales, suelen prestarse de manera accesoria servicios de impresión gráfica, merchandising, almacenaje de productos del cliente que serán entregados a los asistentes del evento, sin olvidar que es muy habitual la utilización de espacios públicos para lograr la interacción y el impacto del público en general.
Eventos híbridos, donde la presencialidad de los asistentes se sustituye por un alto componente tecnológico en la prestación de los servicios que permite reunir virtualmente a los asistentes, admitiendo cualesquiera de las finalidades del evento anteriormente relacionadas. Esta tipología de eventos implica un alto contenido de desarrollo de software específico, tratamiento de imágenes y recopilación de datos de carácter personal.
En base a lo anteriormente expuesto, a nadie se le escapa la necesidad de celebrar numerosos acuerdos con clientes y proveedores en aras de regular entre las partes intervinientes el alcance de la prestación de los servicios y los términos de su cumplimiento, así como las consecuencias de un posible incumplimiento que, en el sector de los eventos, donde la inmediatez y la improvisación deben estar perfectamente previstas y controladas, puede comprometer el servicio por completo, sin olvidar la necesidad de contar con los permisos administrativos correspondientes, cuando se ocupe vía pública o se celebre un acto de pública concurrencia, por ejemplo, donde además serán necesarios seguros de responsabilidad civil del promotor del evento en cuestión.
Por último, la misma naturaleza especial de los eventos, ha generado una construcción doctrinal en materia fiscal tras numerosas reivindicaciones del sector al respecto. En particular, hablamos del denominado SUCOE (Servicio Único Complejo de Organización de Eventos) en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que resulta aplicable a los servicios principal y accesorios que se prestan al cliente por las agencias de eventos, a partir del cual se crea una ficción legal de unidad del servicio que hace preciso dar un tratamiento unitario al conjunto a la hora de gravar los servicios que se facturan al cliente.
En Artem Iuris ® contamos con una dilatada experiencia en el asesoramiento jurídico integral del sector de los eventos, incluyendo el ámbito fiscal, porque conocemos la industria de las emociones desde dentro, desde que se realiza el encargo del cliente y se planifican todos y cada uno de los detalles a nivel creativo, de producción y de logística, lo que nos permite anticiparnos a las necesidades legales que requerirán cada uno de los pasos que se lleven a cabo, aconsejando en cada caso las medidas a nivel legal que permitirán asegurar que el esfuerzo conjunto de todo el equipo no se verá empañado por una consecuencia legal no deseada que no se ha visto planificada y regularizada en tiempo y forma.
